Una factura electrónica es una factura que se emite y recibe en formato electrónico y los mismos efectos legales que una factura de papel.
Por tanto una factura electrónica es una alternativa legal a la tradicional en papel y está condicionada al consentimiento de su destinatario.
Cómo facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas
Si usted es proveedor de bienes o servicios a las Administraciones Públicas debe saber que desde el 15 de enero de 2015 todas las facturas dirigidas a ellas deberán ser en formato electrónico.
Esta obligación afecta a los tres niveles de la Administración del Estado y también a los organismos autónomos, las Universidades Públicas, Entidades de derecho público, órganos constitucionales y mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.
Para hacer esta factura electrónica dirigida a las Administraciones Públicas puede recurrir a un programa informático que cree este tipo de facturas o a un prestador de servicios de facturación electrónica. También puede utilizar un programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo del Gobierno de España.
Requisitos que deben cumplir las facturas electrónicas dirigidas a las Administraciones Públicas
Deben cumplir, según la normativa, tres requisitos básicos:
- Han de estar escritas en el formato de factura denominado Facturae 3.2 ó 3.2.1.
- Estar firmadas electrónicamente.
- Indicar el destinatario de la factura.
Si compra o contrata un servicio de facturación electrónica destinado a las AAPP debe asegurarse que cumple todos los requisitos que estas requieren, si utiliza el que gratuitamente ofrece el Ministerio se garantiza que cumple con todos los requerimientos legales.
Estas facturas se envían a través del portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales, o mediante la conexión automática entre el programa informático utilizado.
Cómo facturar electrónicamente a otra empresa
En el caso de tener una empresa y estar interesado en facturar electrónicamente a sus clientes, lo primero que debe tener en cuenta es que debe obtener el consentimiento de su destinatario para que le pueda enviar facturas electrónicas.
Este consentimiento puede ser implícito o tácito cuando el receptor realice alguna acción que implique este consentimiento, como el procesamiento de la factura electrónica o el pago de ésta, o puede incluirse la recepción de facturas electrónicas como una condición más en el contrato de condiciones generales de prestación de servicio.
Los requisitos que debe cumplir esta factura electrónica son los mismos de cualquier otro tipo de factura de papel, es decir, que sea legible, garantizar la identidad del proveedor de los bienes o servicios y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo y que el contenido de la factura no ha sido modificado.
La forma más utilizada hoy en día para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica es mediante la firma electrónica.
Facturar electrónicamente al consumidor o usuario
En este caso se deben seguir los mismos requerimientos que si facturara a otra empresa, pero en este caso se debe tener en cuenta que el destinatario es un particular, es el quien personalmente debe dar su consentimiento para que usted le pueda facturar online sus servicios.
El consentimiento también puede obtenerse de manera implícita, como decíamos, si el usuario paga o procesa de alguna manera la factura, o incluir esta condición en el contrato de prestación del servicio.
Los requisitos que debe cumplir esta factura son los mismos de cualquier otro tipo de factura ya sea en papel o digital.
Obligaciones específicas de las empresas que prestan servicios al público de especial transcendencia económica
Se consideran empresas de servicios públicos de especial transcendencia económica las de comunicaciones electrónicas a consumidores, las de servicios financieros, de suministro de agua, gas y eléctrico. Estas empresas des de el 15 de enero del 2015 estarán obligadas a:
- Enviar facturas electrónicas a empresas o particulares que los hayan solicitado.
- Facilitar el acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, descargar e imprimir la factura de manera gratuita.
- Habilitar procedimientos sencillos para que el usuario pueda revocar su consentimiento sobre la recepción de facturas electrónicas en cualquier momento.
- Facilitar al usuario la consulta de la factura durante un período al menos de 3 años.
